La coordination du jour J : le poste le plus sous-estimé
Ce que fait réellement une coordonnatrice, ce que ça coûte, et pourquoi le confier à sa famille est une fausse économie.
Trois formules, trois prix
La planification de mariage se vend sous trois formes, et elles n’ont rien à voir entre elles.
La planification complète accompagne du budget à la fin de soirée : recherche de prestataires, négociation, suivi. Compte 10 à 15 % du budget total.
La planification partielle reprend un dossier déjà commencé, souvent à six mois. Compte 2 000 $ à 4 000 $.
La coordination du jour J ne prépare rien : elle exécute ce que tu as préparé. Compte 1 200 $ à 2 500 $ au Québec. C’est la formule que les couples sous-estiment le plus, et la seule qui change quelque chose pour presque tous les budgets.
Ce que fait une coordonnatrice le jour même
Elle reçoit les livraisons pendant que tu te prépares. Elle vérifie que le nombre de chaises correspond au plan. Elle appelle le fleuriste qui a quinze minutes de retard. Elle indique au photographe où sera la lumière à 18 h 30. Elle prévient le traiteur que les discours débordent de vingt minutes, pour que le plat principal ne sèche pas. Elle règle un problème de courant avec le technicien son sans que personne ne le sache.
Et surtout : elle est la personne que tout le monde appelle. Sans elle, cette personne, c’est toi ou ta mère.
Pourquoi la famille ne peut pas le faire
Ce n’est pas une question de compétence. C’est que la personne qui coordonne ne participe pas au mariage. Elle est debout, au téléphone, dans le stationnement, à l’arrière de la salle. Demander ça à quelqu’un qu’on aime assez pour l’inviter est une drôle de façon de l’inviter.
Il y a aussi une raison pratique : une coordonnatrice a l’autorité de dire non à un prestataire. Ta cousine ne l’a pas.
Le document qui remplace la moitié du travail
Qu’il y ait coordination ou non, prépare un déroulement d’une page : heures, noms, numéros de téléphone, qui livre quoi et où. Envoie-le à tous les prestataires dix jours avant.
Un déroulement contient :
- l’heure d’arrivée de chaque prestataire et de chaque livraison ;
- l’heure de la cérémonie, du cocktail, du repas, des discours, de la première danse ;
- l’heure du couvre-feu sonore du lieu — voir les questions à poser en visite ;
- l’heure de fin de location et l’heure de démontage ;
- les numéros de cellulaire de trois personnes qui ne sont pas les mariés.
L’erreur d’horaire la plus fréquente
Prévoir quarante-cinq minutes de photos de groupe. Il en faut quatre-vingt-dix pour douze groupes, et c’est ton cocktail qui les paie. Réduis le nombre de groupes, pas le temps.
Voir aussi : l’échéancier sur douze mois et la liste d’invités et le plan de salle.